Resumo
No contexto de uma ampla produção de registros documentais digitais e, considerando ainda o desenvolvimento das tecnologias voltadas à preservação e ao acesso, bem como os diversos desafios que envolvem a salvaguarda desses registros, é imprescindível que as instituições produtoras e responsáveis pela gestão dos acervos arquivísticos priorizem a busca por soluções institucionais e de longo prazo, no que diz respeito à preservação digital. Nesse sentido, a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), vem se fortalecendo por meio de ações específicas tais como a aprovação da Política de Preservação de Acervos Digitais, conforme a Resolução nº 064, de 19 de Março de 2021, do Conselho Universitário (CONSUN), e a consequente elaboração de um estudo de caso para viabilizar a implementação dessa política. Desse modo, a Divisão de Documentação e o Arquivo Central, órgãos responsáveis pela gestão documental, no âmbito da UFRGS, elaboraram o presente estudo, que visou, além da implementação da Política de Preservação, a definição de parâmetros para a criação de um repositório arquivístico digital confiável. Quanto à metodologia cabe mencionar dois momentos, onde primeiramente se empreendeu uma análise ostensiva de softwares, optando-se pelo emprego do Archivematica, da ferramenta AtoM e do Modelo OAIS em virtude de atenderem as orientações do Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Posteriormente, ocorreu a definição do objeto a ser contemplado, optando-se por um recorte no acervo de portarias, abrangendo o período de 1990 a 1993, cuja escolha ocorreu em razão das recorrentes demandas de acesso, bem como da relevância administrativa desses documentos, custodiados pelo Arquivo Central. Por outro lado, vale destacar o valor secundário desses documentos, os quais adquirem um notório “valor probatório” por conterem o registro de atos, tais como criação de órgãos e comissões, entre outros. Destaca-se que a digitalização obedeceu aos critérios estabelecidos pela legislação vigente, contando com o uso de metadados específicos, tendo em vista as características da amostra. Considerando ainda os procedimentos adotados, evidencia-se à participação e o empenho de uma equipe multidisciplinar, a colaboração de outros setores da UFRGS, assim como o auxílio de profissionais advindos de instituições externas, fatores que contribuíram significativamente para o êxito do trabalho. Como resultados obteve-se a digitalização de 25 mil documentos, os quais foram classificados de acordo com os instrumentos normativos, considerando ainda as definições relativas ao nível de acesso de cada documento, bem como com a posterior descrição segundo a NOBRADE e, a subsequente inserção no Archivematica. Por fim, esse estudo possibilitou estimativas em relação à tecnologias, recursos e estratégias institucionais para criação e manutenção de um repositório arquivístico digital confiável.
