A Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) é responsável pela produção e acumulação de um enorme volume de dados e informações, resultantes das atividades administrativas e das pesquisas e produções acadêmicas de seus alunos, pesquisadores e professores. Para garantir o bom funcionamento da instituição e cumprir com suas obrigações legais, é essencial adotar práticas adequadas de gestão dos documentos produzidos tanto em suporte físico (papel) quanto em meio digital. Nesse contexto, o profissional arquivista desempenha um papel fundamental para a preservação do patrimônio documental e a promoção de acesso eficiente às informações. A gestão eficaz de documentos em uma universidade contribui, entre outros benefícios, para a preservação dos documentos de guarda permanente, agilidade na recuperação de documentos em todas as fases do ciclo vital, otimização do espaço físico e para o cumprimento das normas legais relacionadas à proteção de dados e privacidade. Os profissionais arquivistas possuem o conhecimento técnico necessário para implementar políticas e procedimentos que garantam a organização, conservação, preservação e acesso adequado aos documentos, contribuindo diretamente para a eficiência administrativa e a excelência acadêmica. Este estudo apresenta uma análise abrangente sobre a importância e a necessidade de contratação de profissionais arquivistas e técnicos administrativos para os arquivos institucionais da UFMG. O objetivo é fornecer uma análise fundamentada que evidencie os benefícios e a relevância desses profissionais para o gerenciamento adequado do arquivo institucional, promovendo a preservação, a organização e o acesso eficiente aos documentos que o compõem. Para a realização deste trabalho, foi conduzida uma pesquisa bibliográfica em sites institucionais e governamentais de transparência da informação. A pesquisa envolveu a análise de literatura especializada, normas e diretrizes relacionadas à gestão documental em instituições de ensino superior. Além disso, foram realizadas pesquisas comparativas com outras instituições federais de ensino superior (IFES), a fim de obter conhecimento sobre suas estruturas de recursos humanos em arquivos. O estudo destaca a importância da contratação de arquivistas como estratégia relevante para o incremento da eficiência administrativa da instituição por meio da gestão de documentos e da preservação do arquivo permanente.
