Avaliação de desempenho da gestão de documentos no Ministério da Saúde

Resumo

Este estudo teve como objetivo a construção de um modelo de avaliação do desempenho da gestão de documentos no Ministério da Saúde (MS), e para tanto, utilizou-se a metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construtivista – MCDA-C, que possibilitou a identificação do status quo do processo de gestão documental do MS, na perspectiva do Decisor, dono do problema, com vistas à identificação de pontos de melhoria. No modelo, o decisor considerou seis aspectos para avaliação: Capacitação, Gestão de Documentos, Tecnologia, Divulgação, Destinação e Recuperação, que foram desdobrados até um nível em que fossem mensuráveis, mostrando quanto cada aspecto contribui para o desempenho da gestão documental no MS, isolada e globalmente. O resultado obtido reforça a correlação entre arquivo e recuperação da informação, e possibilita ao gestor traçar ações mais assertivas para potencializar as ações relacionadas à gestão documental, garantindo melhor atendimento aos diversos usuários das informações institucionais. O modelo construído apresenta, de forma simples as preocupações percebidas e os impactos de cada uma dessas preocupações no processo de gestão documental, sendo possível propor ações customizadas para cada preocupação apresentada. Para além dos resultados obtidos no âmbito institucional, o modelo desenvolvido se mostra como ferramenta à macroarquivologia, e aos estudos da arquivometria, como solução capaz de garantir ao gestor a identificação de pontos chave da gestão documental que carecem de maior atenção. Além disso, mostra-se como ferramenta à governança arquivística.