Resumo
No processo de implementação da produção de documentos digitais na Administração Pública do Estado de São Paulo, órgãos e entidades ainda convivem com inúmeros conjuntos documentais em suporte papel, acumulados ao longo de sua existência, sem a devida aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como de outros critérios oficiais da gestão documental arquivística formulados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, responsáveis pela implementação e coordenação de um programa de gestão documental em seus respectivos órgãos e entidades, enfrentam dificuldades em decorrência de uma cultura administrativa que ainda não reconhece o documento produzido, recebido e acumulado como bem público a ser assegurado. Com o intuito de auxiliar os órgãos e entidades no processo de avaliação dos documentos acumulados em suporte papel, o Arquivo Público do Estado concebeu o Projeto para Avaliação da Massa Documental Acumulada na Administração Direta, tendo como pilotos as secretarias estaduais da Saúde e da Administração Penitenciária. O objetivo principal é contribuir para a eliminação segura de documentos produzidos em suporte papel que cumpriram seus prazos de guarda, a fim de liberar os espaços físicos. Sendo assim, o estudo pretende demonstrar a contribuição do projeto na identificação de documentos que ainda têm prazos de guarda a cumprir (intermediários), a fim de facultar o acesso a eles; na preservação e acesso dos documentos de guarda permanente (valor histórico); e, por fim, demonstrar a importância de um projeto de eliminação para documentos em suporte papel acumulados, destacando sua pertinência e considerando o avanço na produção de documentos em suporte digital que vem sendo cada vez mais priorizados. Para tanto, foi realizada uma revisão bibliográfica, envolvendo as principais discussões sobre o tema e, por se tratar de uma pesquisa aplicada, optou-se pela metodologia descritiva baseada no método qualitativo. Dentre as etapas do projeto estão previstas a realização de diagnóstico da massa documental acumulada em suporte papel, definição das equipes de trabalho, indicação dos materiais de trabalho necessários, capacitação dos agentes envolvidos, orientação técnica e monitoramento da ação. Foi possível observar que, tratar da massa documental acumulada em suporte papel nas instituições públicas estaduais exige o entendimento da gestão documental, e requer a compreensão de que no passado ou no presente ela é consequência de uma ausência da gestão dos documentos. Como resultados esperados destacam-se: a publicação do Guia para avaliação da massa documental acumulada; elaboração do curso de educação à distância sobre a avaliação da massa documental acumulada; realização de diagnóstico da massa documental acumulada em 100% das Secretarias de Estado; capacitação dos membros das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, servidores das unidades com atribuições de Arquivo e demais colaboradores do projeto. O momento atual avança para uma gestão documental baseada em princípios da era digital, porém a massa documental acumulada em suporte papel ao longo dos anos precisa acompanhar este processo e, portanto, ser avaliada e eliminada quando se fizer necessária. Por meio da experiência prática, visitas técnicas, diagnósticos e aproximações com diversas realidades em comum, ainda que dentro das suas particularidades, chegou-se ao resultado da proposta de elaboração do Projeto para avaliação da Massa Documental Acumulada, porém, não esgotando as possibilidades de estudos teóricos e práticos no contexto de governança híbrida, mas demonstrando o quanto é imprescindível avançar na temática.
