O presente resumo apresenta um relato de experiência sobre a gestão de documentos de arquivo realizado por meio do Sistema de Arquivos do Arquivo Central -SIARQ- da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). A equipe é composta por três arquivistas e seu objetivo é fornecer orientação para as unidades setoriais produtoras e custodiadoras em relação à produção, organização, armazenamento, destinação, conservação, preservação e acesso aos documentos de arquivo. Uma gestão documental eficiente proporciona melhorias nos espaços de trabalho, otimização dos processos e transparência nas tomadas de decisões da administração, contribuindo assim para a governança institucional. Para garantir o adequado gerenciamento dos documentos, o SIARQ, entre outras ações, oferece treinamentos a servidores responsáveis pela gestão documental nos setores, nos quais são abordadas as principais legislações arquivísticas, destacando-se a importância dos Instrumentos de Gestão, a relevância do Arquivo Nacional, enquanto autoridade arquivística pública federal que fornece diretrizes e suporte para questões relacionadas aos arquivos de órgãos públicos. A partir do suporte normativo federal e também institucional, o SIARQ opera nas atividades de transferência de conjuntos documentais correntes ao Arquivo Intermediário e de recolhimento ao Arquivo Permanente, bem como auxilia na elaboração de listagens de eliminação de documentos. A equipe do SIARQ, identifica, nas unidades, diversas situações problemáticas relacionadas aos documentos de arquivo, tais como armazenamento inadequado em locais inapropriados, ausência de critérios na disposição dos documentos e descarte sem consulta prévia ao Arquivo Central. Essas situações evidenciam uma carência de comprometimento e responsabilidade de alguns setores em relação à guarda e conservação dos documentos. Consciente dessas circunstâncias, o SIARQ está empenhado em desenvolver instrumentos normativos destinados à gestão documental com o objetivo de reforçar as atribuições e responsabilidades dos setores no âmbito da universidade, estabelecer diretrizes para os procedimentos de conservação e guarda de documentos. A implementação dessas medidas visa promover a preservação do patrimônio documental da UFJF e contribuir para a eficiência e eficácia dos processos administrativos e decisórios da instituição. Outro compromisso que o SIARQ têm assumido é com a transformação digital pela qual a UFJF atravessa por meio do processo eletrônico, primeiramente com a inclusão de seus processos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os códigos de classificação das áreas meio e fim estão em processo de inserção no sistema, o que tornará possível a classificação nos atos de criação. Os formulários para solicitação de assessoria do SIARQ aos setores é um processo padrão no SEI e a equipe estuda inserir no sistema os processos de transferência e recolhimento de documentos.
