Essa comunicação tem como objetivo apresentar a trajetória de uma Universidade Federal do Paraná (UFPR) no que tange às práticas relacionadas à gestão de documentos e como esses procedimentos vêm sendo modificados, o que resultou em ações como a publicação de um manual para classificação e avaliação da massa documental acumulada e a aprovação de uma Política Arquivística para a Universidade, que versa sobre a gestão, preservação e acesso a documentos em qualquer suporte e formato, físicos ou digitais. Apesar de ser uma instituição que remonta ao início do século XX, com o início da sua história em 1912, a UFPR admitiu seus primeiros arquivistas apenas em 2008, os quais iniciaram ações para a implementação de medidas visando à gestão de documentos e o atendimento à legislação. O Arquivo Geral da UFPR, em específico, passou a contar com uma arquivista somente em 2017 e, até então, representava apenas um depósito de documentos, sem qualquer critério de gestão documental, acumulando uma massa documental sem qualquer ordenamento por assunto ou código de classificação, para que pudesse ser realizada uma avaliação dos documentos visando a sua eliminação segura ou recolhimento para guarda permanente. O Arquivo Geral era visto pelas diversas Unidades da UFPR como o local onde poderiam ser enviados os processos administrativos que ocupavam espaço em suas dependências. Apenas em 2019, após um intenso movimento de conscientização dos gestores, os quais realizaram visitas técnicas para conhecer o trabalho conduzido em arquivos de outras Universidades (UFSM e UNB), o Arquivo Geral da UFPR deixou de receber processos administrativos da maneira como era comumente realizada e emitiu uma normativa interna, na qual ficou estabelecido que somente documentos classificados, avaliados e que tivessem atingido o prazo para guarda permanente, conforme tabelas de temporalidade, poderiam ser enviados pelas Unidades. A partir desse momento, iniciou-se um trabalho de classificação e avaliação da massa documental acumulada no Arquivo Geral, que passou a ser denominado Unidade de Arquivo (UARQ). Com a normativa sobre a necessidade de classificação e avaliação dos documentos para envio à UARQ, houve um incremento na demanda das diversas Unidades da UFPR por orientações visando à gestão documental e eliminação segura da documentação, o que resultou na publicação de um “Manual para tratamento arquivístico de massa documental acumulada na UFPR: orientações preliminares para classificação visando avaliação para eliminação legal ou recolhimento para guarda permanente” e na aprovação de uma Política Arquivística pelo Conselho de Planejamento – COPLAD da UFPR, além do fortalecimento de atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD/UFPR, com a atualização da resolução que versa sobre a mesma, e a realização das primeiras eliminações de documentos conforme as normativas.
