A preservação digital é um fenômeno contemporâneo que requer uma atenção especial no que tange a cultura organizacional, uma vez que os processos inter-relacionados a preservação digital envolvem os produtores e usuários de documentos. Compreender a complexidade da preservação digital é essencial para a elaboração de uma política que contemple os aspectos técnicos, legais e organizacionais. A cultura organizacional muitas vezes é negligenciada ou não é considerada pelas lideranças institucionais para a elaboração de uma política de preservação digital. Nessa perspectiva, buscou-se compreender aspectos importantes relacionados à cultura organizacional que podem impactar positivamente ou negativamente na elaboração de uma política de preservação digital. Como estudo de caso analisou-se o Grupo de Trabalho e seus subgrupos, instituídos pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, responsáveis por estudar as diretrizes, procedimentos e normativas que devem compor a política de preservação digital do Arquivo. A pesquisa se caracteriza como de natureza qualitativa, do tipo descritiva e exploratória. Para tanto, realizou-se uma revisão bibliográfica e documental. Como instrumento de coleta de dados aplicou-se um questionário contendo quatorze perguntas direcionadas aos integrantes do Grupo de Trabalho e seus subgrupos, cuja análise propiciou identificar alguns elementos da cultura organizacional em relação à missão institucional e à política de preservação digital. Como resultado verificou-se que os integrantes do Grupo de Trabalho e seus subgrupos compreendem a preservação digital como um desafio de longo prazo, requer esforços e investimentos na formação continuada dos funcionários, bem como necessita contar com a atuação de uma equipe multidisciplinar.
Aspects of organizational culture and the development of a digital preservation policy: a case study about the Public Archive of São Paulo State
Abstract/Résumé/Resumen
Digital preservation is a contemporary phenomenon that requires special attention regarding organizational culture, since the processes interrelated with digital preservation involve document producers and users. Understanding the complexity of digital preservation is essential for the elaboration of a policy that contemplates the technical, legal, and organizational aspects. Organizational culture is often neglected or not considered by institutional leaders for the elaboration of a digital preservation policy. From this perspective, we sought to understand important aspects related to organizational culture that can positively or negatively impact the development of a digital preservation policy. As a case study, we analyzed the Work Group and its subgroups, established by the Public Archive of the Sao Paulo State, responsible for studying the guidelines, procedures and regulations that must compose the Archive's digital preservation policy. The research is characterized as qualitative nature, descriptive and exploratory type. For that, a bibliographical and documentary review was carried out. As a data collection instrument, a questionnaire was applied containing fourteen questions addressed to the members of the Work Group and its subgroups, whose analysis allowed us to identify some elements of the organizational culture in relation to the institutional mission and the digital preservation policy. As a result, it was found that the members of the Work Group and its subgroups understand digital preservation as a long-term challenge, requiring efforts and investments in the continuing education of employees, as well as relying on the performance of a multidisciplinary team.
