Em 2022, a Diretoria de Arquivos Institucionais (DIARQ), mediante a publicação das Portarias nº 360 e nº 613/ MEC de 2022, estruturou um estudo sobre a conversão da classe 125.4 do Acervo Acadêmico do suporte físico para o meio digital, entregue à Reitoria. De acordo com a Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, "considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos, nos termos do art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018” (grifo nosso). Após reuniões com as áreas envolvidas, a equipe à frente do projeto-piloto entende que, num primeiro momento, os documentos essenciais para comprovação de estudos são o histórico escolar e o diploma. Na UFMG, o histórico é produzido em meio digital e a decisão de iniciar o projeto por este tipo documental, em vez de digitalizar os demais documentos em papel que compõem o assentamento individual, nem todos essencialmente necessários para comprovação legal de estudos, justifica-se por permitir à universidade cumprir a determinação do Ministério da Educação (MEC), balanceando a agilidade do processo e a disponibilidade de recursos humanos e financeiros. Além disso, representa oportunidade importante de instituir a preservação digital de um documento fundamental produzido pela instituição. Diante da hesitação do MEC e de uma legislação notadamente ambígua, bem como do realce conferido à autonomia universitária, inclina-se a concluir que a definição dos tipos documentais que compõem conjunto de documentos de que tratam as portarias referidas dependerá de um entendimento que deve ser construído no interior da própria universidade, por meio de seus órgãos ou unidades competentes pela gestão de documentos e pelo serviço arquivístico, em
diálogo com os demais órgãos responsáveis pela produção de documentos relativos à vida acadêmica dos estudantes de graduação e pós-graduação.
