Os arquivos representam não somente a memória das pessoas físicas e jurídicas, existindo a partir do momento em que o ser humano começou a guardar em registros escritos a existência de sua própria vida, como também a memória das instituições. O objetivo desse trabalho é diagnosticar no Arquivo Administrativo da Prefeitura Municipal de Sapé, as condições físicas dos documentos bem como a estrutura do prédio do arquivo, de forma a indicar soluções de melhorias caso necessite. A metodologia utilizada foi através de uma visita in loco, onde, os dados coletados foram extraídos de uma entrevista semi-estruturada, realizada com o funcionário do arquivo. O diagnóstico foi realizado através das etapas expostas por Evans e Ketelaar, 1983, apud CORNELSEN e NELLI, 2006) e com auxílio do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Diante do que foi apresentado, pôde-se constatar que o imóvel em que se encontra o arquivo administrativo não oferece segurança ao acervo documental. Em suma, é preciso que haja uma preocupação maior por parte das autoridades ligadas ao arquivo, para que dessa forma, seja possível criar uma política de preservação dessa massa documental que está sendo perdida durante os anos, posto que, o arquivo não possui condições adequadas para a sua preservação e conservação.
Archives not only represent the memory of individuals and entities, existing from the moment a human being started to keep the existence of their own lives in written records, but they also represent the memory of institutions. The objective of this work is diagnosing the physical conditions of the documents in the Administrative Archive of the Town Hall of Sapé and the archive’s building structure in a way to indicate solutions of improvement since it is needed. The methodology applied results from a visit in loco where the data collected was extracted from a semi-structured interview done with a clerk in the archive. The diagnosis was obtained through the exposed stages proposed by Evans and Ketelaar (1983, apud CORNELSEN and NELLI, 2006) and with subsidies of CONARQ (Archive National Counseling). Before the exposed above, it was observed that the building in which the administrative archive is located does not offer any security to its documental collection. In summary, it is necessary that there is a better concern on the part of the authorities responsible for the archive so that it is possible to create a conservation policy of this documental mass that has gotten deteriorated along the years since the archive does not have adequate conditions to its preservation and conservation.
