Resumo
Abordamos neste texto a temática de gestão de documentos em arquivos de museus por meio da análise dos documentos produzidos e acumulados na operacionalização das atividades e objetivos da instituição. Para o desenvolvimento da pesquisa foi analisado o acervo de documentos produzidos e recebidos durante as atividades do Museu Estadual Oficina de Criatividade do Hospital Psiquiátrico São Pedro (MEOC/HPSP), de Porto Alegre, desde sua criação em 1990 como Oficina de Criatividade até o presente. No entendimento de que o arquivo é um todo orgânico, dinâmico e flexível, ressalta-se a relevância da gestão de documentos para garantir a eficiência, a eficácia e a qualidade nas atividades, nas decisões e na preservação da memória. O objetivo geral é identificar por meio de análise as necessidades de organização do acervo arquivístico da MEOC/HPSP, possibilitando o reconhecimento da documentação produzida e acumulada no decorrer de suas atividades nestes mais de trinta anos de atuação. Este trabalho também terá como objetivos específicos: a) identificar os métodos de organização e de ordenação de documentos encontrados no acervo do MEOC/HPSP. b) mapear iniciativas de descrição já utilizados no arquivo do MEOC/HPSP. Este reconhecimento e análise foi realizado por meio de diagnóstico arquivístico através de visitas à Oficina de Criatividade onde por observação e pesquisa foi possível analisar o acervo documental quanto a suas características, suportes e organização, além de conversas com profissionais que atuam direta ou indiretamente nas atividades da Oficina possibilitando o entendimento das rotinas que fazem e/ou fizeram parte da instituição. Para o alcance dos objetivos específicos deste trabalho foi utilizada como metodologia o estudo de caso aplicado, qualitativo, por meio de análise do acervo arquivístico do MEOC/HPSP. Esta etapa ocorreu com a realização de coleta de dados e reconhecimento do acervo nas visitas realizadas no local e a posterior análise dos documentos acumulados no decorrer das atividades da Oficina para elaboração de diagnóstico com aplicação de técnicas arquivísticas e sugestões de propostas quanto a classificação e a descrição arquivística. Como fundamentação teórico-metodológica, tem-se José Maria Jardim que considera a gestão de documentos um termo que possibilita diversas interpretações e possibilidades, “sujeito a distintas percepções teóricas e práticas” (JARDIM, 2015. p. 20) e considera como o conceito repercute de maneiras diversas em países com tradições arquivísticas distintas e com enfoques administrativos distintos. Para Jardim a sua aplicação deve levar em conta as necessidades e o contexto da administração pública de cada país e carece sempre da manutenção de investimentos e pesquisas (JARDIM, 1987). Entendimento semelhante também é compartilhado por Ana Celeste Indolfo que fazendo um apanhado do desenvolvimento epistemológico do termo considera que: “não se pode falar ainda, de um modelo de gestão de documentos, mas de diversidades que se produziram com as práticas em diferentes países” (INDOLFO, 2007, p. 34). Nesse sentido, Linden e Brascher (2019) apontam que a gestão de documentos não pode ser efetivada sem que seja realizado um planejamento de acordo com as necessidades da instituição sendo necessário a utilização de um diagnóstico arquivístico. Para as autoras as funções arquivísticas permeiam toda a gestão de documentos e ressaltam as que são consideradas funções matriciais do fazer arquivístico: classificação, avaliação e descrição. SOUSA e JÚNIOR (2019) consideram a classificação junto com a descrição as funções que objetivam a busca à informação convergindo para o registro, administração e acesso as informações integrando, assim, a gestão de documentos e a gestão de informações. A Oficina de Criatividade se propõe a ser um espaço para criação artística para os frequentadores do HPSP por meio de suas oficinas de pintura, cerâmica, bordado, escrita entre outras expressões artísticas. Entre as principais propostas da Oficina de Criatividade está a preservação deste diversificado acervo produzido pelos seus frequentadores, desta forma identificamos suas principais atividades-fim que são: a organização das oficinas e a organização de exposições. A Oficina de Criatividade tornou-se em janeiro de 2022 o Museu Estadual Oficina de Criatividade do Hospital Psiquiátrico São Pedro (MEOC/HPSP). Com isto entendemos o seu acervo arquivístico como um arquivo de museu. Arquivos e museus são instituições que compartilham o objetivo de preservação do patrimônio com perspectivas distintas sobre os documentos e objetos a serem preservados. Os arquivos estão atrelados a organicidade e ao contexto da produção documental da instituição. Uma instituição museológica ou uma instituição cultural por sua vez pode adquirir, de maneira artificial, um acervo, um objeto ou coleção para compor a seu próprio acervo museológico. Segundo Hannesch (2013. p. 109-110), o arquivo de um museu pode ser considerado como conjunto de documentos resultantes das atividades típicas da instituição como “aquisição ou coleta, pesquisa, exposição, administração, disseminação, capacitação realizada para o funcionamento do museu”. Além da conservação e guarda da produção artística que contempla pinturas, cerâmicas, bordados, poesias entre outros, a Oficina de Criatividade manteve desde o início diversificados registros das suas atividades, produzindo assim documentos de arquivo nos mais diversos suportes. A partir disso podemos considerar os resultados da pesquisa. Os documentos do acervo arquivístico da Oficina de Criatividade estão localizados em sua maioria em uma sala fechada com três estantes de ferro e acondicionados em sua maioria em pastas plásticas (polipropileno), em pastas AZ e em pastas de papelão com abas tamanho ofício. Algumas caixas contêm documentos dentro de outros suportes como sacos plásticos. As caixas, em sua maioria, são identificadas, porém não mantêm o padrão. Existe também um arquivo com gavetas de ferro com o acervo midiático localizado em outro setor da Oficina. Neste local é possível encontrar CDS, VHS, fotografias (em sua maioria com identificação), disquetes e microfichas. Os CDS estão em sua maioria identificados, a maioria contendo fotografias. Os disquetes têm seu conteúdo desconhecido e necessitam ser identificados. Entre os documentos encontrados no acervo podemos identificar estudos de caso, diários de campo, controles de presença, relatórios de acompanhamento de pacientes, folders de exposições, clippings de jornais, livros atas, relatórios de estágios, relatórios de pesquisas entre outros. Existe ainda uma parte do acervo documental que foi produzido e/ou armazenado de maneira digital sendo arquivado e uma unidade de disco rígido portátil. Estes documentos não seguem uma padronização na sua produção, sua ordenação ou classificação o que reflete a constante alternância de estrutura da Oficina que era redefinida em cada governo com maior ou menor interesse no investimento e infraestrutura do espaço. O auxílio e apoio de estagiários e voluntários sempre foi fundamental para a continuidade do projeto, porém as iniciativas de produção e organização do acervo careciam de continuidade. Acreditamos assim, que a transformação da Oficina em Museu Estadual Oficina de Criatividade possibilitará uma continuidade administrativa resultando em uma produção documental orgânica que possibilite ao arquivo torne-se um ponto de referência para as tomadas de decisões e pesquisa da instituição. Como forma de possibilitar a organização do acervo do MEOC/HPSP sugerimos que seja desenvolvida uma proposta de classificação de documentos por meio das funções exercidas pela instituição. A partir desta classificação poderá ser proposta a utilização de padrões de descrição dos documentos com campos chaves que possam ser utilizados na elaboração de ferramentas de busca e acesso padronizadas como instrumentos de pesquisa. Como conclusão, entende-se que a organização desse acervo com a utilização de técnicas arquivísticas adequadas ao contexto de sua produção documental possibilitará um melhor acesso aos usuários internos e externos. A organização arquivística também atenderá às necessidades administrativas e correlatas às atividades museológicas da instituição, construindo e consolidando a memória do MEOC/HPSP, possibilitando o desenvolvimento de pesquisas futuras e o fortalecimento do aspecto institucional. Desta forma o espaço poderá manter-se mais atuante e relevante dentro das diversas disputas que se travam no âmbito da saúde pública e da cultura.
