O pró-documento pretende atuar junto às instituições da sociedade civil, visando à organização e à conservação de seus acervos, através da assistência e apoio técnicos. É também objeto deste programa atender a uma antiga preocupação de historiadores, cientistas sociais, arquivistas e demais interessados na preservação do patrimônio documental do país, face à dificuldade de se obter informações sobre o conteúdo e as condições de acesso aos arquivos institucionais privados. Nessa primeira etapa, o pró-documento, através da elaboração de um diagnóstico de acervos documentais de terceira idade, objetivou arquivos institucionais privados, localizados na cidade do Rio de Janeiro, com vistas a iniciar um processo sistemático de conhecimento sobre a produção e preservação documental desses acervos. Durante um período de oito meses, a equipe responsável pela execução do diagnóstico realizou um trabalho de avaliação do estado atual dos arquivos institucionais de natureza privada, no âmbito da documentação empresarial, corporativa, educacional, científico-tecnológica, sanitária e eclesiástica. Este levantamento tem por fim revelar um quadro atualizado acerca das reais condições de acesso, estado de organização e conservação física dos acervos e a natureza de seus documentos. O conhecimento e a análise detalhada sobre 0s arquivos institucionais visitados nos possibilitarão a concepção de políticas e projetos específicos, voltados para um trabalho de preservação e tratamento técnico em arquivos privados permanentes. A elaboração do diagnóstico foi feita mediante a aplicação, por amostragem de significação histórica, de um questionário técnico junto aos arquivos institucionais selecionados. Os itens deste questionário têm a preocupação de informar sobre a história da instituição, bem como sobre a natureza, organização, quantificação, datas-limites, armazenamento, estado de conservação física, critérios e normas adotadas para O descarte e microfilmagem de acervos documentais. São questões de grande importância por revelarem, de um modo geral, o grau de conscientização das instituições da sociedade civil com relação à problemática da produção e preservação de seus registros. Ao final deste trabalho, foi realizada a aplicação de questionários técnicos em 171 instituições privadas detentoras de arquivos, assim distribui das conforme a área de documentação: 38 instituições sanitárias; 31 instituições educacionais; 25 instituições corporativas; 24 instituições eclesiásticas; 25 instituições empresariais e 28 instituições científico-tecnológicas. Embora o mesmo modelo de questionário técnico tenha sido aplicado indistintamente a todas as instituições privadas selecionadas, verificamos que o trabalho de diagnóstico apresentou características diversas conforme a área de documentação. A realidade conhecida, portanto, nos obriga a uma reflexão específica a cada uva das referidas áreas para melhor avaliarmos as atuais condições atinentes ao estado de conservação física e de organização da documentação de natureza privada. Contudo, mencionaremos aqui apenas os aspectos principais e comuns aos diferentes acervos institucionais visitados.
