O objetivo principal deste estudo é o de verificar como a Administração Pública Federal trata as mensagens dos e-mails do ponto de vista arquivístico. Os objetivos específicos são os seguintes: mapear a literatura nacional e internacional sobre o tema; identificar a trajetória do uso do e-mail, da implantação no Brasil até a caracterização dele como documento de arquivo; verificar a gestão dos e-mails nas organizações públicas. Esta pesquisa, quanto ao seu objetivo, é do tipo exploratória, pois procura ampliar o conhecimento sobre um tema, a organização dos e-mails na Administração Pública Federal, pouco explorado pela área. Trata-se de uma pesquisa bibliográfica e documental no que se refere aos procedimentos de coleta e às fontes de informação. E é uma pesquisa qualitativa em relação à natureza dos dados. É, também, uma pesquisa documental, pois consistirá na apreciação de normativos elaborados pelos órgãos públicos sobre o gerenciamento dos e-mails. As atividades consistiram no mapeamento da literatura sobre o tema, na elaboração da revisão de literatura e do questionário e na sistematização dos dados coletados. Apesar de serem considerados documentos arquivísticos e tratados como tal, na prática a realidade das instituições da administração pública federal revelou que não há um tratamento arquivístico dos e-mails e, por vezes, estes são eliminados discricionariamente. É fundamental mais estudos voltados para a identificação, gestão e preservação dos e-mails para que as informações contidas neles possam ser estruturadas, acessíveis, preservadas a longo prazo e permanecerem autênticas.
EMAIL MANAGEMENT: a challenge for the federal public administration
Abstract/Résumé/Resumen
The main aim of this study is to see how the Federal Public Administration deals with email messages from an archival point of view. The specific objectives are as follows: to map the national and international literature on the subject; to identify the trajectory of the use of email, from its implementation in Brazil to its characterization as an archival record; to verify the management of emails in public organizations. In terms of its objective, this research is exploratory, as it seeks to broaden knowledge on a topic, the organization of emails in the Federal Public Administration, which has been little explored in the field. It is a bibliographical and documentary study in terms of collection procedures and sources of information. It is a qualitative study in terms of the nature of the data. It is also a documentary study, as it will consist of examining the regulations drawn up by public bodies on email management. The activities consisted of mapping the literature on the subject, drawing up the literature review and the questionnaire and systematizing the data collected. Despite being considered archival documents and treated as such, in practice the reality of federal public administration institutions revealed that there is no archival treatment of emails and sometimes they are disposed of discretionarily. More studies are needed into the identification, management and preservation of emails so that the information they contain can be structured, accessible, preserved in the long term and remain authentic.
