O presente artigo tem como premissa apresentar os resultados do Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos para verificar a existência ou não de práticas metodológicas de gestão de documentos arquivísticos utilizadas no setor de Departamento de Pessoal de Escolas Estaduais de Minas Gerais para o gerenciamento do dossiê funcional dos servidores. Para realização deste estudo, utilizou-se a pesquisa aplicada, qualitativa e quantitativa, particularizada como método misto e indutivo. Esse método permite mensurar e quantificar as respostas coletadas por meio dos instrumentos utilizados na coleta dos dados para a construção de um Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos Arquivísticos em ambientes institucionais. Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, utilizou-se a entrevista, o questionário online e a análise documental. Ao final, evidenciou que muitas práticas de Gestão de Documentos Arquivísticos utilizadas pelas escolas da rede estadual de ensino de Minas Gerais não atendem às perspectivas da própria instituição nos quesitos: organização, controle, acesso e recuperação dos documentos, pois trata-se de práticas desatualizadas e, em alguns casos, inadequadas, o que pode gerar danos para a segurança, qualidade e acessibilidade dos documentos. Assim, evidenciou-se que os atuais processos e práticas exigem uma mudança significativa no modo de operacionalização das atividades diárias dos servidores públicos que atuam no Departamento Pessoal das instituições pesquisadas, o que requer a adoção de novas práticas, métodos de organização e tratamento dos documentos.
Situational diagnosis of document management: documentary scenario of the State Schools of Minas Gerais
Abstract/Résumé/Resumen
This article's premise is to present the results of the Situational Diagnosis of Document Management to verify the existence or not of methodological practices of archival document management used in the Department of Personnel Department of State Schools of Minas Gerais for the management of the functional dossier of the servers. To carryout the research, applied research was used, qualitative and quantitative, particularized as a mixed and inductive method. This method makes it possible to measure and quantify the responses collected through the instruments used to collect data for the construction of a Situational Diagnosis of Archival Document Management, in institutional environments. As for the technical procedures for data collection, the interview, the online questionnaire and document analysis were used. In the end, it showed that many Archival Document Management practices used by schools in the state education network of Minas Gerais do not meet the perspectives of the institution itself in terms of: organization, control, access and retrieval of documents, since they are outdatedpractices. and in some cases inappropriate, which can damage the security, quality and accessibility of documents. Thus, it became evident that the current processes and practices require a significant change in the way of operating the daily activities of public servants who work in the Personnel Department of the institutions surveyed, which requires the adoption of new practices, methods of organization and treatment of documents.
