Este estudo objetiva analisar a aplicação dos requisitos arquivísticos para a produção de documento arquivístico digital por um sistema de informação de negócio. Entende-se que não se trata de transformar cada sistema de negócio em um sistema de gestão arquivística, mas de apenas adequá-lo para produzir documentos arquivísticos digitais. Quanto à metodologia, este estudo é de natureza aplicada, pois trata de uma aplicação prática - o documento arquivístico digital. Possui uma abordagem qualitativa e de caráter exploratório, ao passo que se busca avaliar como a Arquivologia pode atuar para promover a produção de documentos arquivísticos digitais autênticos e confiáveis pelo sistema de negócio. Para isso, são utilizados como procedimentos técnicos a pesquisa bibliográfica a partir de material já publicado, seja em livros, artigos de periódicos, e, material disponibilizado na Internet. Foi dada a preferência a fontes que tratam sobre a produção do documento arquivístico digital. Foram também examinadas fontes de pesquisa documental, incluindo leis e normas emitidas tanto pelo governo federal quanto pelo Conselho Nacional de Arquivos, relacionadas à Gestão Arquivística de Documentos. Foi avaliado como exemplo, o sistema SiGA da Universidade Federal de Minas Gerais, especificamente a produção do diploma de graduação digital. Com base nos resultados, é evidente a necessidade de atualização dos conhecimentos teóricos e práticos do arquivista em tecnologia digital, assim como sua atuação mais proativa no desenvolvimento de softwares para a produção de documentos arquivísticos digitais. Além disso, destaca-se que a Diplomática certamente se apresenta como uma área que pode oferecer suporte ao arquivista nessa tarefa.
The production of the digital archival document by the Business System: archival issues
Abstract/Résumé/Resumen
This study aims to analyze the application of archival requirements to produceelectronic recordsby a business information system. It is understood that the goal is not to transform every business system into an archival management system, but rather to adapt it to produce electronic records. Regarding the methodology, this study is of an applied nature, as it deals with a practical application -the electronic record. It adopts a qualitative and exploratory approach, seeking to evaluate how Archival Science can promote the production of authentic and reliable electronic recordsby the business system. To achieve this, technical procedures include bibliographic research based on already published material, such as books, journal articles, and internet resources. Preference is given to sources addressing the implementation of electronic records.
Documentary research sources, including laws and regulations issued by both the federal government and the National Archives Council, related to Records Management, were also examined. It was evaluated as an example, the SiGA system of Federal University of Minas Gerais, specifically the production of the digital graduation diploma. Based on the results, there is a clear need for archivists to update their theoretical and practical knowledge in digital technology, as well as to take a more proactive role in software development to produce electronic records. Furthermore, Diplomatic undoubtedly emerges as an area that can support archivists in this task.
