Na busca por maior agilidade e eficácia na realização de suas atividades, as organizações utilizam, cada vez mais, os documentos arquivísticos digitais. As características desses documentos - detentores de informações indispensáveis para a consecução dos objetivos organizacionais - permitem o acesso facilitado às informações, agilidade no desenvolvimento de projetos, compartilhamento simultâneo da informação entre indivíduos e organizações, além de promover a difusão de acervos culturalmente relevantes. Entretanto, para que tais características possam ser usufruídas, é imprescindível a adoção da gestão de documentos e informações nos ambientes digitais, apresentando-se como um desafio ao atual contexto tecnológico informacional. Neste sentido, este estudo apresenta os principais elementos identificados quando da aplicação da classificação e avaliação de documentos arquivísticos, em um Sistema de Gestão de Documentos Digitais (SGDD), de acordo com as orientações do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, analisando suas implicações. Tal iniciativa serve de auxilio no estabelecimento de projetos que visem à gestão documental em meio digital, ao mesmo tempo em que compartilha experiências e conhecimentos para o desenvolvimento da tecnologia aplicada à informação.
Evaluation and classification of documents: an analysis of its aplication in a digital archival document management system
Abstract/Résumé/Resumen
Organizations, in an attempt to increase speed and efficiency for carrying out their activities, have been increasing the use of digital records. These documents carry essential information for obtaining organizational objectives and their characteristics allow easier access to information, flexibility in project development, simultaneous sharing of information between individuals and organizations, and promote the dissemination of culturally relevant collections. However, for benefiting of such features it is necessary to adopt the management of documents and information in digital environments, which can be a challenge to the current technological context of information. Thus, this study presents the main elements identified in the application of classification and evaluation of records in a System of Digital Document Management – DRMS - in accordance with the guidelines of the Model Requirements for Information Systems Management of Archival documents - and ARQ-Brasil, and its implications were analyzed. This initiative serves as an aid for establishing projects that aim to manage documents in digital media, while sharing experiences and knowledge for the development of technology applied to information.
