Resumo
A conexão em rede, de pessoas e dispositivos, proporcionada pelo uso do meio digital, vem oportunizando a crescente produção documental em formatos desafiadores. Nesse contexto, as organizações vêm produzindo uma gama de documentos em suporte digital, que inclusive fogem das tradicionais formas documentais. A proliferação dos documentos eletrônicos nas instituições levanta a questão da confiabilidade e autenticidade do documento e seu gerenciamento arquivístico. Neste esteio, a Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB), que possui Programa de Gestão de Documentos em funcionamento desde o final da década de 80, vem realizando, no âmbito do Programa de Incentivo à Produção do Conhecimento Técnico e Científico na Área da Cultura, pesquisas lideradas por arquivista lotado no Arquivo Histórico e Institucional, sobre a produção documental em suporte eletrônico e a importância dos programas de gestão de documentos em definir procedimentos arquivísticos para controlar e incorporar essa documentação no acervo institucional da Fundação. O presente trabalho tem por objetivo analisar o impacto do meio eletrônico na produção documental da FCRB e identificar estratégias de incorporação dessa documentação no Programa de Gestão de Documentos da FCRB. Os objetivos específicos são: Mapear os tipos documentais avulsos produzidos em suporte eletrônico, produtos das atividades da Fundação; Identificar o fluxo desses documentos arquivísticos; Identificar quais documentos mapeados não são encaminhados para arquivamento e o porquê; Propor estratégias de controle da documentação produzida em suporte eletrônico; e Propor rotinas para incorporação dos documentos em suporte eletrônico no Programa de Gestão de Documentos e, consequentemente, no acervo arquivístico institucional da FCRB. A metodologia utilizada consistiu na realização de entrevistas com os servidores da instituição para que fosse atualizado o levantamento documental já existente. A gestão de documentos eletrônicos, o armazenamento e a preservação digital, a verificação da autenticidade, a proteção contra hackers, adulterações, o atendimento quase em tempo real ao usuário, a incorporação de suas percepções nos acervos, são fatos com os quais o Arquivista deve lidar na grande maioria das instituições brasileiras, pois não podemos nos furtar a acompanhar a mudança da sociedade, a lidar com os problemas e as vantagens que nos são impostos. E foi buscando contribuir para a solidez do Programa de Gestão de Documentos, encontrar e propor soluções para o controle, arquivamento e acesso aos documentos eletrônicos provenientes das atividades da FCRB, que esse trabalho encontra seu propósito.O desenvolvimento do presente trabalho foi motivado pela observação direta e do mapeamento da documentação recolhida ao Serviço de Arquivo Histórico e Institucional. Tal percepção nos mostrou que há uma lacuna entre a produção documental em suporte eletrônico, a solicitação de formação de dossiês e quantidade de documentos enviados para arquivamento. Durante o levantamento da produção de documentos digitais na Fundação Casa de Rui Barbosa, pudemos analisar que houve um grande impacto do meio eletrônico na produção documental da FCRB. O Envio de documentos para alimentar os dossiês e até mesmo a solicitação de criação de dossiês teve uma diminuição conforme a produção dos documentos de tornou eletrônica. A maioria dos entrevistados entende que sua produção documental é importante para o registro histórico/funcional da Fundação, e quão importante é tê-los registrados no Arquivo. Os resultados da pesquisa apontaram que há um volume documental consistente no e-mail institucional e foram definidas estratégias de recolhimento desses e-mails, percebeu-se também que há uma lacuna no recolhimento e é preciso realizar o gerenciamento arquivístico dos documentos salvos na rede institucional, que não são formalmente enviados ao arquivo, além disso, foram identificados como documentos arquivísticos os posts em redes sociais institucionais.
