Resumo
A Pró-Reitoria de Graduação (Prograd) da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) está prestes a alcançar um marco na digitalização arquivística, fruto da implementação, ainda que tardia, de uma política arquivística na Unidade. Como parte desse processo, a Diretoria de Arquivos da UFMG (DIARQ), em parceria com a Prograd, desenvolveu o Projeto de Cooperação Técnica de Organização do Arquivo da Prograd, voltado à preservação e ao acesso, em plataforma específica, a documentos fundamentais para a história institucional e social. O projeto tem como foco a organização, o tratamento, a descrição, a digitalização e a disponibilização das trinta primeiras atas produzidas na Prograd - 1969 a 1999, período em que existia o Conselho de Graduação, extinto em meados da década de 1980. Suas atribuições foram absorvidas pelas então recém-criadas Câmara de Graduação e Prograd. As atividades começaram em agosto de 2024, no Setor de Patrimônio e Arquivo da Prograd, com previsão de conclusão em 12 meses. Para sua execução, a DIARQ contratou um estagiário. Como etapa inicial, foi necessário submeter as atas a tratamento arquivístico e de conservação, já que o acúmulo documental de mais de 56 anos, na Prograd, só passou a receber atenção em 2017. Um dos resultados desses esforços foi a organização do acervo por setor e ano, o que agilizou a localização das atas. Conforme o Manual de Descrição Documental e a planilha de descrição elaborados pela DIARQ, os conteúdos foram extraídos e sistematizados após leitura criteriosa de cada documento pelo estagiário responsável. As pautas discutidas foram registradas com ênfase em temas recorrentes, revelando padrões decisórios, questões centrais da graduação na UFMG e aspectos do contexto sociopolítico da época. As atas apresentam formatos variados: manuscritas, datilografadas, coladas em cadernos, avulsas e com múltiplas cópias. A digitalização foi feita com os scanners planetários Scansnap SV600 (Escola de Música-UFMG) e Zeutschel (Divisão de Obras Raras da Biblioteca Universitária-UFMG). A plataforma que abrigará os documentos será a Access to Memory (AtoM), que garante o acesso público e democrático ao acervo. Mais que ação técnica, o projeto fortalece a gestão documental e valoriza a memória institucional da Prograd e da UFMG.
