Resumo
A digitalização do acervo acadêmico nas Instituições de Ensino Superior (IES) tornou-se uma exigência normativa a partir das Portarias MEC nº 315/2018, nº 360/2022 e nº 613/2022. Em resposta a essa demanda, a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), por meio do Arquivo Central, instituiu em 2020 o Comitê Gestor para o Acervo Acadêmico (CGAA), responsável por elaborar e implementar a Política de Segurança da Informação relativa ao acervo acadêmico da instituição, conforme estabelecido na Resolução SCS nº 5.468/2021. Neste contexto, foram desenvolvidas ações estratégicas voltadas à consolidação de uma política arquivística institucional que garantisse a segurança, o acesso e a preservação dos documentos acadêmicos. Entre os principais instrumentos elaborados destacam-se: a Política de Preservação para Documentos Arquivísticos Digitais (2022), as Diretrizes para Envio e Armazenamento de Teses e Dissertações (2023), a Instrução Normativa AC nº 11/2023 e o Plano de Digitalização do Acervo Acadêmico (2023). Este último estabeleceu os procedimentos técnicos e operacionais em consonância com a legislação arquivística vigente, integrando práticas de gestão documental e tecnologias da informação. A metodologia adotada incluiu o mapeamento e análise do acervo, definição de prioridades, planejamento de recursos humanos e infraestrutura tecnológica, capacitação das equipes, padronização de metadados e elaboração de cronogramas. As etapas de execução do plano compreendem: preparação física dos documentos; digitalização; conferência e indexação com aplicação de OCR/ICR; inserção no Sistema de Informação para o Ensino (SIE); e armazenamento no Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). O projeto abrange inicialmente o período de 2008 a 2018, totalizando aproximadamente 20.790 processos físicos, organizados em 462 caixas, equivalentes a 64,68 metros lineares. Até o momento, foram digitalizados 3.735 processos, com outras etapas em andamento, como renomeação com metadados, aplicação de OCR e upload no sistema. Estima-se que cerca de 43.650 unidades documentais já tenham sido tratadas em atividades como higienização, cadastro e digitalização. Conclui-se que a atuação do Arquivo Central da UNIRIO representa um avanço significativo na gestão do acervo acadêmico digital, garantindo a segurança das informações, a preservação digital a longo prazo e a acessibilidade dos documentos, conforme os princípios da administração pública e da gestão arquivística contemporânea.
