Muitas instituições no Brasil vêm aderindo um caminho de modernização na gestão de documentos, e a digitalização é uma das principais aderências nesse processo. O objetivo da análise foi verificar se a digitalização dos documentos textuais em suporte papel da Secretaria Municipal de Saúde de João Pessoa (SMS-JP) está em conformidade com critérios mínimos. A pesquisa se baseou na legislação, em normas técnicas e manuais especializados para compreender e orientar os requisitos da digitalização. A abordagem metodológica é documental, aplicada e escritiva, com enfoque qualitativo, utilizando estudo de caso único e observação participante. Quanto aos requisitos mínimos de digitalização, o estudo revelou baixa qualidade da imagem, problemas quanto ao reconhecimento óptico de caracteres e falta de assinatura de acordo com ICP-Brasil, inconformidade às margens originais, perda de riscos à segurança das informações, indexação inadequada e falta de condução por profissional especializado. Como conclusão, sugere-se a revisão dos procedimentos de digitalização, incluindo o uso de softwares e hardwares adequados, para atender aos requisitos essenciais de digitalização de documentos arquivísticos. A pesquisa mostrou o quanto processo de digitalização é complexo, repleto de minúcias e desafios, apesar disso, a legislação e as normas arquivísticas apontam caminhos para sua exequibilidade a fim de que os órgãos públicos consigam manter seus documentos arquivísticos íntegros e confiáveis.
Analysis of Minimum Criteria in the Digitization of Documents at the Municipal Health Department of João Pessoa - SMS-JP
Abstract/Résumé/Resumen
Many institutions in Brazil have been following a path of modernization in document management, and digitalization is one of the main adhesion in this process. The objective of the analysis was to verify whether the digitization of textual records on paper from the Secretaria Municipal de Saúde de João Pessoa (SMS-JP) complies with the minimum required criteria. The research was based on legislation, technical standards and specialized manuals to understand and guide digitalization requirements. The methodological approach is documentary research, applied and descriptive research, with a qualitative focus, using a single case study and participant observation. Regarding the minimum scanning requirements, the study revealed low image quality, problems with optical character recognition and lack of signature in accordance with ICP-Brazil, non-compliance with the original margins, loss of information security risks, inadequate indexing and lack of driving by a specialized professional. In conclusion, it is suggested to review digitization procedures, including the use of appropriate software and hardware, to meet the defined essential requirements for digitizing records. The research showed how complex the digitization process is, full of details and challenges, despite this, legislation and archival standards point out ways for its feasibility so that public institutions are able to maintain their records with integrity and reliability.
