A sociedade contemporânea é marcada pela fluidez das relações de trabalho, constante modernização das atividades da Administração Pública Federal (APF) e inovação tecnológica ininterrupta. Neste cenário, os documentos arquivísticos têm passado por transformações significativas em seus elementos constitutivos tanto no suporte quanto no conteúdo. Em 2013, a APF lançou o Processo Eletrônico Nacional (PEN) para a construção de uma infraestrutura pública para processos eletrônicos, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) o sistema escolhido pelo PEN como solução de processo administrativo eletrônico. A fim de analisar os impactos dessa iniciativa, apresenta-se aqui um estudo de caso no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI), que analisa o modo como a gestão dos documentos arquivísticos digitais tem sido aplicada e os procedimentos e estratégias que podem contribuir para sua melhoria. Em relação aos resultados, o estudo destaca a concentração da produção de processos finalísticos, em um número limitado de modelos de tipos de processos, fornecendo percepções sobre a gestão de documentos no âmbito das unidades finalísticas do MCTI. O método adotado baseia-se na pesquisa qualitativa marcada por análise interpretativa e descritiva dos fenômenos organizacionais, o qual permite o aprofundamento da compreensão da organização. A conclusão apresenta as contribuições e limitações do uso no SEI/MCTI.
The use of the electronic information system applied to records of the Ministry of Science, Technology and Innovation
Abstract/Résumé/Resumen
Contemporary society is marked by the fluidity of labor relations, constant modernization of the activities of the Federal Public Administration (APF) and uninterrupted technological innovation. In this scenario, records have undergone significant transformations in their constituent elements, both in support and in content. In 2013, the APF launched the National Electronic Process (PEN) to build a public infrastructure for electronic processes, with the Electronic Information System (SEI) being the system chosen by PEN as the electronic administrative process solution. In order to analyze the impacts of this initiative, a case study is presented here at the Ministry of Science, Technology and Innovation (MCTI), which analyzes the way in which the digital records management has been applied and the procedures and strategies that can contribute to its improvement. Regarding the results, the study highlights the concentration of production of final processes, in a limited number of process type models, providing insights into records management within the scope of MCTI final units. The method adopted is based on qualitative research marked by interpretative and descriptive analysis of organizational phenomena, which allows for a deeper understanding of the organization. The conclusion presents the contributions and limitations of use in the SEI/MCTI.
