Resumo
Pesquisa que objetiva compreender a gênese da produção documental, a especificidade do documento de arquivo e9 seus usos nos protocolos e arquivos correntes das universidades brasileiras, com o aporte dos princípios teóricos da identificação arquivística. A identificação é abordada como proposta metodológica fundamental para melhor apreender a relação da entidade produtora com seus documentos a partir do ordenamento jurídico e das rotinas administrativas, permitindo o mapeamento das competências, funções e atividades. Entende-se que as imposições da produção de documentos seja pela legislação em vigor, seja pelos atos administrativos já apresentam alguns dos principais usos dos documentos, ou seja, viabilizar a própria existência da entidade produtora. O campo empírico desta pesquisa é a Universidade Federal Fluminense (UFF), mais especificamente a Pró-reitoria de Graduação (ProGrad). Dentre os resultados preliminares obtidos, destaca-se a confirmação do pressuposto que os documentos e as atividades mediadas pela produção documental circulam por caminhos previstos, com consequências familiares e de fácil compreensão, legitimando, permitindo e interditando sejam discursos, sejam pessoas. Muitas ações dependem da existência de documentos anteriores a elas ou existem, simplesmente, pois o documento permitiu, autorizou, propiciou o seu surgimento. Os documentos de arquivo demonstram essa perspectiva de regulação e mediação de ações de forma ainda mais precisa. Nos arquivos correntes, os usos estão relacionados às próprias atividades da entidade produtora, podem ajudar na tomada de decisão, permitir o controle fiscal, aprimorar funções, ter ciência das decisões tomadas, identificar em que momento estão os processos de trabalho, além de seu potencial probatório. A identificação arquivística pode ser considerada a primeira fase do tratamento documental, uma vez que se fundamenta no diagnóstico sobre o documento de arquivo e seu produtor. É uma fase dos procedimentos arquivísticos, que se caracteriza pelo estudo analítico do órgão produtor e dos documentos produzidos.
