Resumo

O Arquivo da Fundação Casa de Rui Barbosa é responsável pela guarda e divulgação do fundo Rui Barbosa e de outros arquivos particulares de personagens relevantes para a construção da História do Brasil; além de conduzir a gestão dos documentos institucionais desde a implantação do Sistema de Arquivos da instituição, em 15 de junho de 1989. A implantação desse Sistema foi resultado das Iniciativas do setor de organizar o acervo institucional. Nesse momento é adotado o primeiro Código de Classificação de Documentos por Assunto, com base no método decimal. O setor de arquivos, após os primeiros quatro anos de vida do Sistema, promoveu ajustes pertinentes a um programa de gestão documental, priorizando três aspectos: a revisão do Código de Classificação de Documentos, a elaboração de manual para classificação de documentos; e a compatibilização da linguagem entre Arquivos, a legislação e o usuário. A metodologia empregada para o cumprimento dessas prioridades obedeceu aos seguintes passos: levantamento de fontes arquivísticas e bibliográficas; análise das fontes; entrevistas; sistematização e hierarquização dos assuntos; levantamento da produção documental; identificação dos tipos documentais; processamento dos dados referentes à produção documental; análise dos métodos duplex e decimal para avaliação do custo-benefício; expansão do índice de assuntos; análise das necessidades dos setores da FCRB e análise do vocabulário adotado pelo usuário do Arquivo. Após a conclusão dessas etapas foi elaborado o Código de Classificação de Documentos por Assunto segundo o método duplex, bem como foram concluídos o manual para utilização do código e respectivo índice de assuntos. Atualmente a classificação dos documentos tornou-se menos subjetiva e mais rápida; a recuperação da informação mais ágil; o índice de assuntos é alimentado periodicamente e permite a pesquisa segundo a linguagem formal do Código e segundo a linguagem própria do usuário.