Resumo

O IHGB se insere nos eventos do Quinto Centenário dos descobrimentos com a elaboração do inventário analítico de suas fontes coloniais. O trabalho teve início em agosto de 1997 com a adesão da Universidade do Rio de Janeiro que participa com a coordenação dos projetos e a concessão de oito estagiários. O acervo documental Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro é composto por três grandes conjuntos: a coleção IHGB, Arquivos particulares e cópias relativas ao Brasil, existentes no Conselho Ultramarino. A coleção IHGB é formada artificialmente nos seus 160 anos de existência por doações de sócios e não sócios, compras e cópias feitas no Brasil e exterior de documentos relativos a história do Brasil. A heterogeneidade de assuntos e espécies documentais nos levaram a busca de soluções que facilitassem o serviço e racionalizassem a informação. Serão demonstrados o mecanismo dos trabalhos, as soluções encontradas para dirimir os problemas, os artifícios usados para o arranjo intelectual da documentação sem deslocá-la dos lugares onde se encontram. Relataremos como chegamos às planilhas, como elaboramos o vocabulário controlado descreveremos os produtos que já estão sendo elaborados.