Resumo

A gestão de documentos de órgãos governamentais no Brasil ganha nova dimensão no momento em que a Constituição Federal, promulgada a 5 de outubro de 1988, estabelece em seu art. 216, § 2º. que "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem". A regulamentação desse dispositivo deverá levar a uma política de arquivos, técnica e profissional, que permita o controle da massa documental produzida. A racionalização dos papéis, a acumulação lógica e a manutenção adequada dos arquivos, os descartes sistemáticos e periódicos e, por fim, as condições de uso do acervo, a facilidade de recuperação de informações, para atender ao próprio governo e a terceiros. Os arquivos refletem toda a gama de atividades governamentais e providências hão de ser tomadas de forma a disciplinar sua organização e uso. Atividades de controle e registros e veículos de circulação da informação precisam ser propostos e sistematicamente empregados, abrangendo as fases fundamentais da gestão de documentos, desde a origem até a destinação final, ou seja, todo o ciclo vital dos documentos. A codificação das atividades dos Órgãos governamentais constitui preliminar à classificação da correspondência e demais documentos de arquivo, parte essencial da gestão de documentos. As operações de arquivamento e a formação de séries específicas são elementos facilitadores da destinação final dos documentos. O primeiro passo para a gestão de documentos e acesso às informações virá com a aprovação de lei ordinária que discipline o mencionado dispositivo constitucional.