Resumo

Experiência da UFSM na avaliação de documentos para microfilmagem quando da implantação do sistema, em 1980. Constatou-se existência de grande massa documental com valores primários e secundários que deveriam ser analisados. Os procedimentos adotados foram: 1) a criação de Comissão Permanente de Análise e Seleção de Documentos, seus membros, atribuições, finalidades e atividades; 2) levantamento e análise dos documentos das áreas de pessoal, acadêmica, contábil e financeira, observando as características documentais; 3) uso de critérios para seleção, definindo-se quais documentos microfilmar; 4) uso de critérios de avaliação para estabelecimento dos valores administrativo, legal, fiscal e histórico da documentação da Universidade; 5) estabelecer a destinação dos documentos, definindo-se a Tabela de Temporalidade e os prazos de retenção. Os resultados obtidos referem-se à preservação e conservação da memória da UFMS, bem como às vantagens do uso do sistema.