Resumo

Entendemos que para definirmos Arquivos é importante sabermos a razão pela qual documentos foram produzidos, ou seja, os objetivos de sua geração e o porque de sua preservação. A velocidade com que as Organizações evoluem alterando, algumas vezes, os seus objetivos fim, vem conduzindo os arquivistas e nem sempre conseguirem "a posteriori" identificar a razão pela qual os documentos foram produzidos. Isto advém da própria complexidade crescente desta evolução que implica em perdas, remanejamento, etc. das fontes geradoras dos documentos e por vezes, até do próprio documento/informação. Dentro deste enfoque destacamos três interrogativas que servirão de escopo ao trabalho a que nos propomos: 1. O momento da transposição de idéias para um suporte de comunicação é tão importante quanto o momento da identificação da razão pela qual os documentos são gerados e preservados nos Arquivos de 1ª, 2ª e 3ª Idade? 2. Quantas vezes nos colocamos na posição de Usuário de Informações, necessitando recuperar informações que foram produzidas, independentemente de sua fonte geradora, durante horas, dias, meses, anos? 3. Uma ação direta e efetiva dos Arquivistas, que têm suas funções centradas nos Arquivos de 1ª Idade se faz necessária quando do momento da geração de um documento? Como Diretora da Divisão de Documentação e Arquivo da Secretaria do Tesouro Nacional, vivemos a experiência de instrumentá-la com um Sistema computadorizado que pudesse minimizar problemas técnicos administrativos observados, principalmente, nos Arquivos de 1ª Idade. A implantação do Sistema de Registro e Acompanhamento de Assuntos e Documentos - RAD, facultou reduzir não só os problemas aqui questionados, como permitir acompanhar o volume de documentos, o volume das necessidades de informações e a velocidade da urgência, com que elas são solicitadas. Faz-se mister, a observação de uma nova postura técnico-profissional dos Arquivistas, que além de Organizadores e Preservadores de documentos, será a de Gerente de Informações.