Resumo

A Seção de Registro e Catálogo do Arquivo Nacional sempre teve dificuldades em exercer suas atividades quanto ao registro dos arquivos brasileiros, uma vez que o método utilizado era o envio de questionários a todos os órgãos que possuíssem arquivos. Através do Programa de Modernização Institucional e Administrativa do Arquivo Nacional foi criado um Grupo de Identificação de Fundos Externos para agilizar o serviço da Seção de Registro e Catálogo, identificando a documentação produzida e/ou acumulada pelos órgãos da administração pública federal existentes na cidade do Rio de Janeiro. Sendo assim, o Grupo repensou a metodologia utilizada pela Seção, o que determinou o preenchimento dos questionários “in loco”. Nesse trabalho o Grupo de Identificação de Fundos Externos visitou, no período de um ano, oito ministérios, num total de duzentos e onze arquivos, o que permitiu uma visão panorâmica das condições da produção, guarda e tratamento dos documentos no âmbito da administração pública federal e forneceu subsídios para a implantação do arquivo intermediário do Arquivo Nacional. Este trabalho possibilitará também a elaboração de um guia de fontes documentais no Rio de Janeiro. A experiência adquirida pelo Grupo de Identificação de Fundos Externos, durante a execução do trabalho, resultou um manual, cujo objetivo é fornecer noções acerca do procedimento a ser adotado quando da identificação da documentação externa aos arquivos permanentes. a receptividade demonstrada pelos diversos órgãos da administração pública federal, no recebimento dos pesquisadores e no fornecimento das informações, foi primordial para a execução do trabalho.