Resumo

A definição, do tipo de sistema adotado na automação de arquivos, é dependente dos argumentos adotados para definir o sistema de administração documental, para o acervo da instituição. Na administração de arquivos teremos dois tipos básicos, quanto ao seu aspecto automotivo, quais sejam: Automatizado (quando todo o processamento for feito através de máquinas e equipamentos, sem necessidade de auxílio humano para processamento de informações, quanto a arquivamento e recuperação); Misto (quando o sistema se utilizar dos dois tipos – automatizado e manual). As atividades de um sistema automatizado e/ou misto exigem a tomada de atitudes (definição de rotinas básicas de um sistema, alinhadas ao tipo de sistema escolhido, especialmente no que tange a segurança de dados, entra/saída de documentos, podem assumir muitas formas, sendo que devem ser consideradas as seguintes características sistêmicas: - Sistemas de localização através de um meio automatizado, com documentação mantida na forma física original; - Sistemas automatizados, tanto auxiliares de localização, como de armazenadores, através de processo lógico, em meio magnético; - Sistema automatizado, tanto auxiliar de localização, como na forma de armazenamento, em meio óptico; A aplicação da automação às rotinas de um arquivo – recebimento/ classificação/ armazenamento/ eliminação/ preservação de documentos – está intrinsicamente relacionada as necessidades do sistema adotado. Podendo-se aplicar do processo lógico em meio magnético até o processamento eletrônico em meio óptico.