Resumo

O presente trabalho relata a experiência com Diagnóstico de acervo documentais realizados em uma instituição de pesquisa que não possui sistema de arquivos. O trabalho foi realizado pela equipe do Departamento de Arquivo e Documentação da Casa Oswaldo Cruz, Unidade Técnica da Fundação Oswaldo Cruz responsável pela preservação da memória da Instituição de Manguinhos. Os trabalhos de Diagnóstico dos acervos documentais da Fundação Oswaldo Cruz foram iniciados em julho de 1989 pela unidade mais antiga da FIOCRUZ. Esta escolha foi orientada pela preocupação em localizar documentação de caráter permanente passível de eliminação acidental ou intencional sem controle. A metodologia utilizada para realização do Diagnóstico consistiu em levantamento de Informações sobre a estrutura organizacional do IOC, montagem do histórico dos departamentos/setores e aplicação quanto a natureza, espécie, datas-limite, existência de documentação não correntes, forma de organização e arquivamento, plano de classificação, eliminação intencional ou acidental estado de conservação, tipo de usuário e organograma do setor. Com essas informações pretendemos ter uma ideia precisa sobre a documentação existente nos diversos setores do IOC. Foram aplicados 87 questionários, sendo abertos os dezesseis departamentos do IOC com seus laboratórios, diretorias, setores, coordenações e secretarias. Após a aplicação e revisão dos questionários fizemos a análise dos dados utilizando o programa EPI5, distribuído pela OPS, que por suas características se mostrava adequado ao trabalho. Terminada a análise conseguimos montar um diagnóstico da situação dos acervos documentais do Instituto Oswaldo Cruz que faz parte do corpo desse trabalho.