Resumo
Introdução: O uso das Tecnologias da Informação e Comunicação tem trazido desafios ligados à preservação digital. Objetivo: Diagnóstico da produção e preservação dos documentos arquivísticos em formato digital na Universidade Federal de Goiás (UFG) e mapeamento da legislação brasileira sobre documentos digitais. Metodologia: Pesquisa quantitativa; bibliográfica e documental; questionário sobre a situação da produção e armazenamento dos documentos arquivísticos digitais nas unidades acadêmicas da UFG e análise da legislação arquivística nacional sobre documentos digitais. Resultados: Primeira etapa da pesquisa: Perfil de atuação dos participantes: coordenadores de graduação (54 respostas), coordenadores de pós-graduação stricto sensu (44 respostas), coordenadores de pesquisa (16 respostas), coordenadores de pós-graduação lato sensu (10 respostas) e coordenadores de extensão (6 respostas). Período de criação dos documentos digitais: de 2000 até 2015. 43% afirmou que a maioria dos documentos são nativos digitais originais, sem autenticidade digital. Critérios de organização dos documentos digitais: por assunto (65%), por data (49%). Locais de armazenamento dos documentos: 84% nos computadores da UFG, 47% em CDs ou DVDs e 6% em armazenamento remoto (“nuvem”). 55% das coordenações não utiliza estratégia de preservação. Segunda etapa da pesquisa: Levantamento de 21 instrumentos normativos sobre documentos digitais e preservação. Conclusões: Os resultados são relevantes pois justificam a necessidade de se implementar ações que contemplem orientações sobre a produção, uso, tramitação, avaliação e armazenamento dos documentos, tanto em suporte de papel quanto em meio digital. Uma das ações que foram impulsionadas pela presente pesquisa foi a aprovação da Resolução n. 045/2017, que instituiu a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UFG.
