Resumo
A gestão dos documentos arquivísticos das universidades pressupõe recursos materiais, pessoal qualificado e a implementação de normas e procedimentos. Nessa linha, a Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC) instituiu a Coordenadoria de Documentação, que tem o objetivo de definir políticas de gestão documental para garantir o acesso aos documentos, à recuperação da informação e a (re)construção da memória institucional. O trabalho dessa Coordenadoria iniciou com uma pesquisa sobre a utilização e a funcionalidade do Sistema de Correspondência e Processos Administrativos (CPA), implantado na UDESC em 2005. Os dados coletados nessa pesquisa apontaram as vantagens e as dificuldades na utilização do sistema CPA, destacando-se como problema o preenchimento das informações nos campos: expediente, setor de origem, interessado e assunto. Tendo em vista esses resultados, este trabalho tem o objetivo de relatar a experiência da criação de novos instrumentos de gestão documental e a adequação e reformulação daqueles que já vinham sendo usados pela Universidade. A metodologia utilizada e as ações desenvolvidas para a elaboração do cadastro de siglas, da instrução normativa e do manual do CPA são relatadas neste artigo. Adicionalmente, está em desenvolvimento o plano de classificação integrado à tabela de temporalidade, a adequação da tabela de temporalidade ao novo regimento geral da Universidade, aprovado em 2007, e o glossário de espécies e tipos documentais. Acredita-se que a implantação/integração desses instrumentos ao CPA deverá minimizar os problemas relacionados à utilização e funcionalidade desse Sistema e, sobretudo, tornar a gestão documental da Universidade eficiente e eficaz.
