Produção documental no Sistema Eletrônico de Informação da Prefeitura de Cariacica – ES: Avaliação dos Requisitos Arquivísticos na perspectiva do e-ARQ Brasil

Resumo

Este estudo investiga a gestão documental em uma instituição pública que implementou um Sistema Eletrônico de Informação (SEI) para gerenciar seu patrimônio documental. Observou-se problemas como a falta de identificação e localização de documentos, ausência de captura de documentos não digitais, falta de informações sobre alterações funcionais e deficiência na integração entre setores. A pesquisa, de natureza descritiva e predominantemente qualitativa, avaliou a conformidade do SEI com os requisitos do e-Arq Brasil, comparativamente, por meio de um instrumento de observação direta em que se evidenciou, neste recorte, os resultados referentes à função ‘Produção’. Os resultados mostram que os sistemas eletrônicos de gestão de documentos e fluxos de informação são essenciais para a administração das organizações, mas precisam integrar funções arquivísticas adequadas para garantir a preservação e autenticidade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Como sugestões, a parametrização dos fluxos de informação, a construção de um plano de metadados, a implementação de ferramentas de identificação e classificação dos documentos são instrumentos importantes para a conformação aos preceitos arquivísticos e proporcionar uma gestão eficiente e eficaz também em ambientes digitais.