Resumo
A partir da união entre a informática e a telecomunicação surge um recurso que facilita em muito a comunicação: o correio eletrônico. Esse sistema permite que as pessoas troquem informações, mensagens, dados e até documentos entre si, agiliza os processos, os trabalhos e a tomada de decisões. As empresas estão utilizando largamente esse recurso, instalando em suas redes de computadores internas, programas que permitem esta troca de correspondência entre os funcionários, através de terminais ligados em rede. Com a utilização desse sistema de comunicação, muitos documentos que seriam emitidos, tais como memorandos, circulares, comunicações não o são, sendo substituídos por mensagens de correios eletrônicos. Em contrapartida, muitas conversas que seriam feitas pelo telefone passam também a ser feitas pela tela do computador. Essas mudanças causam alterações estruturais nos arquivos. Alguns documentos considerados arquivísticos, importantes no que diz respeito à relação orgânica dos documentos, passam a estar nos computadores, nas caixas postais dos correios eletrônicos, em suportes informáticos, onde também estão mensagens sem nenhum valor arquivístico. A dimensão desse impacto, a maneira como as empresas, os órgãos de arquivo, de informática e os usuários, vêm lidando com esse assunto, é o objeto desta pesquisa, que foi realizada através de entrevistas em duas empresas multinacionais. Verificou-se que o correio eletrônico é utilizado nas duas para comunicações informais, para comunicação entre amigos, em assuntos que podem ou não estar relacionados à empresa. Dessa forma, as caixas de correio normalmente contêm documentos oficiais, formais, informais e pessoais. As duas empresas, apesar de possuírem normas definidas para a documentação convencional, não têm nenhum procedimento ou norma referente ao Correio Eletrônico, nem tampouco estão elaborando ou planejando nada neste sentido. O usuário determina sua destinação final: se será preservado, por quanto tempo, em que suporte, ou se será descartado (apagado), baseado em seus próprios critérios. O correio eletrônico implica em uma série de mudanças no trâmite documental das empresas, mudanças essas que podem ir de encontro à teoria arquivística.
