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Digitalização de documentos: normatizando procedimentos e preservando registros
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Título
Digitalização de documentos: normatizando procedimentos e preservando registros
Autor(es)
Resumo
A conversão de documentos em papel para documento digital - procedimento conhecido como digitalização - tem sido amplamente praticada, no Brasil e no mundo, por instituições que investem nesse tipo de tecnologia acreditando que o documento eletrônico traz vantagens infinitamente superiores aos documentos produzidos em papel. Cientistas da informação, contudo, vêm, nos últimos anos, acendendo a centelha da reflexão sobre a questão, alertando para o fato de que aplicações mal planejadas nesse campo que não considerem os problemas inerentes à produção, acesso, manutenção e guarda dos registros eletrônicos, podem causar, futuramente, a impossibilidade de recuperação das informações arquivadas eletronicamente, acarretando prejuízos irreparáveis à própria Instituição, e, quando se trata de documentos públicos de guarda permanente, à sociedade e até mesmo às disciplinas científicas que se servem deles como fonte de pesquisa. Esta comunicação se propõe a lançar algumas luzes sobre os conceitos presentes em Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Imagens de Documentos, visando contribuir, assim, para a implantação de aplicações racionais, criteriosas e seguras voltadas a essa área da Tecnologia da Informação. É, também, fruto da experiência do autor como presidente da comissão especial do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo criada para propor regulamentação administrativa para a implantação, naquele órgão, de procedimentos de digitalização de documentos.
Palavra-Chave
Digitalização | Documentos | Informação | Normatização | Preservação
Relacionado à Obra
Sessão
Comunicações - Mesa 07: Documentos eletrônicos: Normalização, Preservação, Gestão e Acesso I
Páginas
1-13
Ano
Observações
Trabalho apresentado no I Congresso Nacional de Arquivologia, realizado em Brasília, de 23 a 26 de novembro de 2004.
Categoria
Outro Idioma
Abstract/Résumé/Resumen
Converting paper documents into digital documents - a procedure known as digitization - has been widely practiced in Brazil and around the world by institutions that invest in this type of technology, believing that electronic documents offer infinitely more advantages than documents produced on paper. Information scientists, however, have been, in recent years, igniting the spark of reflection on the issue, alerting to the fact that poorly planned applications in this field that do not consider the problems inherent in the production, access, maintenance and safekeeping of electronic records, may cause, in the future, the impossibility of recovering electronically archived information, causing irreparable damage to the Institution itself, and, when it comes to public documents in permanent custody, to society and even to the scientific disciplines that use them as a source of research. This communication proposes to shed some light on the concepts present in Electronic Document Image Management Systems, aiming to contribute, thus, to the implementation of rational, careful and safe applications aimed at this area of Information Technology. It is also the result of the author's experience as president of the special commission of the Regional Electoral Court of São Paulo created to propose administrative regulations for the implementation, in that body, of document scanning procedures.
key words/Mots-clés/Palabras clave
Document scanning | Documents | Information | Preservation | Standardization