Resumo
Nas instituições públicas e privadas o setor encarregado do arquivo quase sempre se localiza na mesma área administrativa onde se situam os outros ‘‘serviços gerais” como almoxarifado, patrimônio, obras de manutenção, veículos, biblioteca, limpeza, vigilância, reprografia e outros. Ou seja, integra as atividades-meio das instituições. Na comparação com estes “serviços gerais” os arquivos só são valorizados, aos olhos dos chefes e administradores, em certas ocasiões de grande necessidade, ou de maneira episódica. A presente proposta deseja colaborar com a melhoria no tratamento dos arquivos corrente e intermediários, especialmente os de caráter público que são os mais volumosos. Objetiva aproximar os procedimentos da Arquivologia, no que concerne aos arquivos em formação, daqueles preconizados pela ciência da Administração, valorizando-se a gestão documental. Pretende-se tornar obrigatória apresentação periódica de determinados documentos que façam o controle dos arquivos correntes e intermediários da administração pública brasileira. Referida apresentação será feita aos tribunais ou conselhos de contas e aos órgãos de auditoria interna dos governos da União, dos estados e municípios. Tal providência exigirá do administrador público uma tomada de consciência, de forma reiterada, sobre a importância dos arquivos que conserva. As exigências serão consubstanciais numa legislação específica e visarão ressaltar a importância dos arquivos correntes e intermediários através da identificação técnica do acervo, do controle quantitativo dos conjuntos documentais, da inspeção dos documentos e outras. No trabalho são analisados os fatores benéficos que essas medidas acarretarão para os arquivos e administradores e outros fatores que podem impedir a realização destas disposições. Na prática atual das repartições públicas brasileiras uma cadeira ou uma mesa, perfeitamente substituíveis, valem mais do que um dossiê, muitas vezes de reconstituição difícil ou impossível. A solução para este problema se revela simples: a obrigatoriedade de se elaborar e manter atualizados Planos de Destinação de Documentos de Arquivo dos quais se extrairão as tabelas de Temporalidade do acervo arquivístico global da instituição, efetuando-se também o balanço periódico do que foi criado ou descartado. É fundamental estabelecer uma forma legal de os administradores públicos brasileiros prestarem conta dos arquivos que estão sob sua responsabilidade.
