A indexação é a representação do conteúdo dos documentos por meio da transcrição de uma linguagem natural em linguagem documentária. Para o desenvolvimento da atividade, deve-se elaborar procedimentos de indexação nos quais se defina quais critérios serão utilizados pelo corpo indexador, levando-se em consideração a infraestrutura da organização, seus recursos humanos e seus usuários. Os instrumentos resultantes do processo de indexação podem ser listas de cabeçalhos de assuntos, tesauros ou vocabulários controlados. Esse controle implica diretamente na organização de acervos, já que nomeia de forma consistente os pontos de acesso que levam à informação dos documentos. Apesar de normalmente realizada em documentos bibliográficos, a indexação adquiriu importância na arquivologia a partir do momento em que a documentação arquivística adquiriu diversidade de gênero e conteúdo. Para uma indexação consistente e aplicável aos documentos arquivísticos, alguns procedimentos precisam ser adotados, a fim de evitar repetição de informações e resultados ineficientes.
